Checklist : les tâches administratives que l'on peut externaliser

Devis et facturation

Les tâches qui conditionnent votre trésorerie :

• Mise en forme et envoi des devis
• Relance des devis sans réponse
• Émission des factures à partir de vos informations
• Suivi des acomptes et des situations de travaux
• Tableau de suivi des règlements
• Relances amiables selon un calendrier validé

E-mails et assistance courante

Pour libérer votre attention :

• Tri et réponses types dans la boîte e-mail
• Prise de rendez-vous et gestion d'agenda
• Préparation de dossiers et de courriers simples
• Suivi des demandes clients

Contrats et échéances

Pour ne plus être surpris par une date :

• Registre de vos contrats (fournisseurs, clients, baux, assurances)
• Calendrier des renouvellements et des préavis
• Suivi des signatures
• Suivi des attestations des sous-traitants

Personnel et documents

Côté organisation interne :

• Dossiers administratifs du personnel
• Suivi des conventions de stage et des documents d'entrée
• Classement et archivage numérique
• Plan de classement et nommage des fichiers
• Tableaux de bord mensuels
• Préparation de la facturation électronique
• Suivi des démarches administratives récurrentes

Comment utiliser cette liste

Entourez cinq tâches qui vous prennent le plus de temps, estimez les heures par semaine, puis décrivez-les dans votre demande. C'est la meilleure base pour obtenir un devis réaliste.