Embaucher un salarié : démarches et documents d'entrée

1. La déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

Avant toute embauche, l'employeur déclare le salarié auprès de l'Urssaf (ou de la MSA pour le régime agricole), avant la prise de fonction ou le début de la période d'essai et au plus tôt dans les 8 jours précédant l'embauche. La déclaration se fait en ligne ; l'envoi par voie électronique est obligatoire au-delà de 50 déclarations d'embauche l'année civile précédente.

Une copie de la déclaration ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Il n'y a pas de DPAE pour un stagiaire.

2. Le contrat de travail

Le CDD doit obligatoirement être conclu par écrit, comme le contrat de travail temporaire, le contrat d'apprentissage ou le contrat de professionnalisation. Le CDI à temps partiel doit aussi être écrit. Pour un CDI à temps plein, un écrit n'est en principe pas exigé par la loi (une convention collective peut l'exiger), mais il est préférable, notamment s'il y a une période d'essai.

Un CDD doit notamment indiquer le motif précis de recours, la date de fin (ou la durée minimale), la durée de la période d'essai le cas échéant, le poste, le montant et la composition de la rémunération, la convention collective applicable et les caisses de retraite complémentaire et de prévoyance. Il est remis au salarié au plus tard dans les 2 jours ouvrables suivant l'embauche.

3. La période d'essai

La période d'essai n'est pas obligatoire en CDI : elle ne s'applique que si elle est prévue dans le contrat de travail ou la lettre d'engagement.

Sa durée initiale maximale légale est de 2 mois pour les employés et ouvriers, 3 mois pour les agents de maîtrise et techniciens, 4 mois pour les cadres. Une convention collective ou le contrat peut prévoir une durée plus courte. Un renouvellement n'est possible que sous trois conditions cumulées : il est prévu par un accord de branche étendu, mentionné dans le contrat, et le salarié l'accepte par écrit.

4. Le registre unique du personnel

Un registre unique du personnel doit être ouvert dès l'embauche du premier salarié. Il peut être tenu sur support numérique après consultation du comité social et économique, et être tenu à la disposition de l'inspection du travail. Les stagiaires y figurent dans une partie spécifique.

5. La visite d'information et de prévention

Tout salarié nouvellement recruté bénéficie d'une visite d'information et de prévention, réalisée par un professionnel de santé du service de prévention et de santé au travail, dans un délai maximum de 3 mois à partir de la prise effective du poste. Pour un travailleur de nuit et pour un salarié de moins de 18 ans, elle a lieu avant l'affectation. Sous certaines conditions, un salarié peut en être dispensé, et un suivi renforcé existe pour les postes à risques.

6. La fiche de paie

Tout salarié doit recevoir une fiche de paie lors du paiement du salaire ; la remise dématérialisée est le principe, sauf refus du salarié. L'employeur conserve un double de chaque fiche de paie, sur papier ou en version électronique, pendant 5 ans ; au-delà, il doit garantir la disponibilité des bulletins pendant 50 ans à compter de leur émission ou 6 ans après le départ à la retraite du salarié.