Du devis au paiement : les règles à connaître et comment s'organiser

Ce que doit contenir une facture

Une facture doit comporter notamment :

• La date d'émission et un numéro unique, dans une séquence chronologique continue
• La date de la vente ou de la prestation
• L'identité du vendeur (dont son numéro Siren) et celle du client
• La désignation détaillée, les prix unitaires hors taxes et le taux de TVA
• Les totaux hors taxes et toutes taxes comprises
• La date de règlement, le taux des pénalités de retard et la mention de l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement

Les nouvelles mentions liées à la facturation électronique

Dans le cadre de la mise en place progressive de la facture électronique à compter du 1er septembre 2026, quatre mentions s'ajoutent : le numéro Siren du client (si c'est une entreprise), l'adresse de livraison si elle est différente, la nature de l'opération (livraison de biens, prestation de services ou les deux) et, le cas échéant, la mention « option pour le paiement de la taxe d'après les débits ».

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée ; les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire doivent aussi en émettre. L'obligation d'émettre s'applique aux PME et aux micro-entreprises à compter du 1er septembre 2027.

Les délais de paiement entre professionnels

Sauf délai sectoriel spécifique, le délai de paiement est en principe de 30 jours à compter de la réception de la marchandise ou de la réalisation de la prestation. Il doit figurer sur la facture et dans les conditions générales de vente.

Les parties peuvent convenir d'un autre délai, à préciser dans leurs conditions générales ou leur contrat : au plus 60 jours à compter de la date d'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois. Des délais spécifiques existent pour certains secteurs.

Pénalités de retard et indemnité de 40 €

Les pénalités de retard ne peuvent pas être inférieures à trois fois le taux de l'intérêt légal. Elles peuvent être appliquées sans rappel préalable et doivent figurer dans les conditions générales de vente et sur la facture. Le taux de l'intérêt légal change chaque semestre : vérifiez le taux en vigueur.

Tout retard de paiement entre professionnels donne lieu à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € par facture impayée à l'échéance. Elle est due une seule fois, et non par jour de retard, même en cas de paiement partiel. Si les frais réels sont supérieurs, une indemnisation complémentaire peut être demandée sur justificatifs.

S'organiser pour être payé à temps

Au-delà des règles, ce sont des habitudes simples qui accélèrent les règlements :

• Envoyer les devis et les factures sans attendre, à date fixe
• Indiquer clairement l'échéance et le moyen de paiement
• Suivre les règlements dans un tableau mis à jour chaque semaine
• Prévoir un rappel avant l'échéance, puis des relances selon un calendrier et un ton choisis à l'avance
• Garder la trace de chaque relance (date, canal, réponse)